Inleiding

Onkaa B.V. (Onkaa) vindt het belangrijk zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan als zij deze verwerkt in het kader van de uitvoering van haar praktijk.

Persoonsgegevens zijn in dit verband alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon. In deze privacyverklaring informeert Onkaa jou op hoofdlijnen hoe zij persoonsgegevens verwerkt. Mocht het nodig zijn jou specifiek te informeren, dan zal Onkaa dit doen onder verwijzing naar deze privacyverklaring.

Verwerkingsverantwoordelijke

Onkaa is verantwoordelijk voor de verwerkingsactiviteiten zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor deze activiteiten bepaalt Onkaa namelijk het doel van en de middelen voor de verwerking. Onkaa verwerkt jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving over gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Categorieën personen

Onkaa verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:

1. Cliënten - personen die (potentieel) cliënt zijn en personen die werkzaam zijn bij (potentiële) cliënten.
2. Leveranciers - personen van wie Onkaa producten of diensten afneemt.
3. Websitebezoekers - personen die de website(s) van Onkaa bezoeken.
4. Sollicitanten - personen die zich oriënteren op een baan of personen die daadwerkelijk solliciteren bij Onkaa.
5. Derden - personen waarvan de persoonsgegevens in de dossiers van Onkaa voorkomen, niet zijnde cliënten, andere advocaten of personen met wie Onkaa contact onderhoudt.

Onkaa richt zich niet op personen jonger dan 18 jaar en verwerkt niet bewust persoonsgegevens van deze minderjarigen. Indien Onkaa ermee bekend wordt dat zij per ongeluk persoonsgegevens van minderjarigen (heeft) verwerkt, zal zij passende maatregelen nemen zoals toestemming vragen aan de ouder(s) of verzorger(s) of het onmiddellijk verwijderen van de gegevens.

Categorieën persoonsgegevens

1. Cliënten

Van cliënten verwerkt Onkaa - voor zover redelijkerwijs noodzakelijk - de volgende gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, functietitel, titulatuur, e-mailadres, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, uniek identificatienummer (klant- en dossiernummer), nationaliteit(en), geboortedatum, geboorteplaats en geslacht.
• Opdrachtgegevens: informatie over de juridische dienstverlening en inhoud van de zaak.
• Declaratiegegevens: gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen.
• Overige gegevens: gegevens waarvan de verwerking is vereist op grond van toepasselijke wet- of regelgeving of gegevens die cliënten ons op eigen initiatief verstrekken.

2. Leveranciers

Van leveranciers verwerkt Onkaa - voor zover redelijkerwijs noodzakelijk - de volgende gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, uniek identificatienummer, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht.
• Opdrachtgegevens: gegevens over de dienstverlening van haar leveranciers zoals bestelgegevens.
• Overige gegevens: (in sommige gevallen) verklaring omtrent gedrag en gegevens van een identiteitsbewijs, gegevens waarvan de verwerking is vereist op grond van toepasselijke wet- of regelgeving of gegevens die leveranciers haar op eigen initiatief verstrekken.

3. Websitebezoekers

Van websitebezoekers verwerkt Onkaa - voor zover redelijkerwijs noodzakelijk - de volgende gegevens:

• Communicatiegegevens: gegevens van de apparatuur die wordt gebruikt om de website te bezoeken, zoals het IP-adres en de gebruikte software.
• Technische gegevens: gegevens ten behoeve van identificatie van en communicatie met de bezoekers van de website of gegevens die worden vastgelegd om bezoekersstatistieken van haar website bij te houden.

4. Sollicitanten

Van sollicitanten verwerkt Onkaa - voor zover redelijkerwijs noodzakelijk - de volgende gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, uniek identificatienummer, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht;
• Sollicitatiegegevens: gegevens betreffende de gevolgde of te volgen opleidingen, cursussen, stages, ervaringen en voorafgaande dienstbetrekkingen.
• Overige gegevens: gegevens die Onkaa vanuit een openbare bron verzamelt, gegevens waarvan de verwerking is vereist op grond van toepasselijke wet- of regelgeving of gegevens die sollicitanten Onkaa op eigen initiatief verstrekken.

5. Derden

Van derden verwerkt Onkaa indien noodzakelijk de volgende gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, uniek identificatienummer, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht.
• Overige gegevens: gegevens die Onkaa van cliënten of derden ontvangt of uit een openbare bron verzamelt, gegevens waarvan de verwerking is vereist op grond van toepasselijke wet- of regelgeving of gegevens die derden Onkaa op eigen initiatief verstrekken.

Verkrijgen van persoonsgegevens

Onkaa kan op drie manieren jouw persoonsgegevens verkrijgen:

• Door jou of jouw werkgever verstrekt
  Onkaa gebruikt gegevens die jij of jouw werkgever actief aan haar verstrekt. Bijvoorbeeld, als jij contact met ons opneemt om informatie over de diensten van Onkaa te verkrijgen.
• Automatisch verkregen
  Onkaa verkrijgt sommige gegevens over jou op een geautomatiseerde manier. Wanneer jij bijvoorbeeld een website van Onkaa bezoekt, verkrijgt Onkaa automatisch informatie over jou via cookies.
• Bronnen van derden
  Onkaa verkrijgt ook informatie over jou van derden. Onkaa kan bijvoorbeeld informatie over jou of jouw bedrijf opvragen bij openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, of via sociale media platforms zoals LinkedIn.

Wettelijke grondslag en doeleinden

Van de zes mogelijke wettelijke grondslagen verwerkt Onkaa jouw persoonsgegevens in principe op basis van een van de volgende vier grondslagen.

• Uitvoering van een overeenkomst. Als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou mag Onkaa hiervoor jouw persoonsgegevens verwerken.
• Wettelijke verplichting. Als het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting mag Onkaa jouw persoonsgegevens hiervoor verwerken.
• Gerechtvaardigd belang. Als het noodzakelijk is om persoonsgegevens van jou te verwerken voor haar of andere gerechtvaardigde belangen, en die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van jou, mag Onkaa jouw persoonsgegevens verwerken.
• Toestemming. Als de eerdergenoemde drie grondslagen niet van toepassing zijn, dan mag Onkaa jouw gegevens in beginsel alleen verwerken als jij Onkaa hiervoor toestemming hebt gegeven.

Cliënt - Indien jij cliënt van Onkaa bent kan zij jouw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Leverancier - Indien jij een leverancier van Onkaa bent kan Onkaa jouw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Websitebezoeker - Indien jij een websitebezoeker bent kan Onkaa jouw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Sollicitant - Indien jij een sollicitant bent kan Onkaa jouw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Derde - Indien jij een derde bent kan Onkaa jouw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Delen van persoonsgegevens

Onkaa deelt jouw persoonsgegevens alleen met vertrouwde derde partijen als zij deze persoonsgegevens nodig hebben voor het verlenen van hun diensten. Onkaa zal ervoor zorgen dat jouw gegevens alleen worden gebruikt op een manier die vergelijkbaar is met, of voor een doel dat vergelijkbaar is met het doel waarvoor jouw persoonsgegevens zijn verzameld, en alleen in overeenstemming met deze privacyverklaring en eventuele wettelijke verplichtingen.

Onkaa kan jouw persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

• Personen die voor Onkaa werken en betrokken zijn bij de verwerking.
• Personen die werkzaam zijn voor een van haar leveranciers (incl. onderaannemers of dienstverleners), betrokken bij de verwerking, zoals hosting- en betalingsproviders.
• Personen die werken voor de cliënt die de diensten van Onkaa heeft ingeschakeld.
• Personen die werken voor bevoegde autoriteiten, indien wettelijk vereist, zoals toezichthoudende autoriteiten, handhavingsinstanties en rechterlijke instanties.

Beveiliging

Onkaa maakt gebruik van verschillende passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de gegevens te waarborgen, met inbegrip van bescherming tegen een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot die gegevens. Onkaa houdt hierbij rekening met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, de aard, reikwijdte, context en doeleinden van de verwerking, en met de risico’s die de verwerking met zich meebrengt voor jou. Iedere bij Onkaa werkzame persoon is uiteraard gebonden aan geheimhouding en dient zich te houden aan Onkaa's instructies die zijn gericht op de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Cookies op Onkaa's website(s)

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw computer, laptop, tablet, smartphone of ander apparaat met toegang tot het internet worden geplaatst. Deze cookies kunnen worden opgeslagen en uitgelezen via jouw webbrowser. Nadat een cookie is geplaatst, kan jouw apparaat worden herkend zolang jij dezelfde webbrowser gebruikt en zolang de cookie niet wordt verwijderd. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om terug te klikken naar de eerder bezochte webpagina. Cookies kunnen ook worden gebruikt om surfgedrag te analyseren. Naast cookies kunnen ook vergelijkbare technieken worden gebruikt, zoals web beacons (ook wel "tags" genoemd), HTML5 Local Storage en Local Shared Objects (LSO's, ook wel "flash cookies" genoemd), en embedded scripts (ook wel "Javascripts" genoemd).

Functionele cookies
Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om Onkaa's website(s) goed te kunnen laten functioneren. Meer precies gaat het om cookies: (i) die worden gebruikt met als enig doel de communicatie te vergemakkelijken of (ii) die strikt noodzakelijk zijn voor een door de websitebezoeker gevraagde dienst.

Analytische cookies
Analytische cookies worden gebruikt om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van een website. Onkaa gebruikt deze cookies om de kwaliteit en de doeltreffendheid van haar website te verbeteren. Wettelijk gezien zijn deze cookies uitgezonderd van de toestemmingsplicht voor cookies. Onkaa vraagt jou daarom geen toestemming voor het gebruik van deze cookies, maar informeert jou hier wel over. Onkaa maakt hiervoor gebruik van de dienst Google Analytics. Via Onkaa's website worden door Google Inc. (Google), als aanbieder van deze dienst, analytische cookies geplaatst. Onkaa hebben de instellingen van Google Analytics privacy-vriendelijk ingericht volgens de Handleiding privacy-vriendelijk instellen Google Analytics van de Autoriteit Persoonsgegevens. Zo wordt bijvoorbeeld jouw IP-adres gedeeltelijk gemaskeerd en is de optie om gegevens te delen uitgeschakeld. Klik hier voor meer algemene informatie over hoe Google cookies gebruikt en het privacybeleid van Google. Onkaa is niet verantwoordelijk voor het privacy- en/of cookiebeleid van Google.

Doorgifte naar landen buiten de EER

Het kan zijn dat Onkaa jouw persoonsgegevens doorgeeft aan partijen die uw persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte van jouw persoonsgegevens naar een land buiten de EER kan in de eerste plaats worden gelegitimeerd op basis van een zogenaamd adequaatheidsbesluit. Dit is een besluit waarin de Europese Commissie verklaart dat bijvoorbeeld een bepaald land een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming biedt als de AVG.

Indien en voor zover Onkaa persoonsgegevens deelt met partijen in landen buiten de EER waarop geen adequaatheidsbesluit van toepassing is, zal zij jouw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven als de ontvanger passende waarborgen biedt en jij over afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen beschikt.

Bewaren

Onkaa bewaart jouw persoonsgegevens in beginsel niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden te vervullen.

Het kan echter voorkomen dat Onkaa jouw persoonsgegevens langer moet bewaren, omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Onkaa moet bepaalde persoonsgegevens bijvoorbeeld gedurende een periode van minimaal 7 jaar na het einde van een fiscaal boekjaar bewaren. Ook is het, op advies van de Orde van Advocaten, nodig dat Onkaa sommige van jouw persoonsgegevens in haar dossiers maximaal 20 jaar bewaart voor archiveringsdoeleinden.

Als sprake is van een (te verwachten) geschil of (gerechtelijke) procedure mag Onkaa jouw persoonsgegevens eveneens langer bewaren.

Privacyrechten

Jij hebt verschillende rechten om als betrokkene controle te houden over jouw persoonsgegevens, waaronder:

• Recht om toestemming in te trekken: Als Onkaa jouw persoonsgegevens verwerkt op grond van jouw toestemming, heb je het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Onkaa zal jouw persoonsgegevens dan niet langer verwerken voor de desbetreffende doeleinden.
• Recht op bezwaar: je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer Onkaa jouw persoonsgegevens verwerkt op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Indien jij bezwaar maakt dan zal Onkaa opnieuw een belangenafweging maken en bepalen of sprake is van dwingende legitieme gronden die zwaarder wegen dan jouw belangen.
• Recht op wissen: Onkaa verwijdert jouw persoonsgegevens in principe als deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Onder bepaalde omstandigheden heb je het recht om te verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer (i) de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, (ii) jij jouw toestemming hebt ingetrokken, (iii) jij bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerkingsactiviteiten, (iv) de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt of (v) de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten worden gewist.
• Recht op rectificatie: Mocht het onverhoopt voorkomen dat jouw persoonsgegevens onvolledig of onjuist zijn, dan heb je het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren. Dit geeft jou echter niet het recht adviezen, meningen of conclusies waarmee jij het misschien niet eens bent te wijzigen. Onkaa kan ervoor kiezen om in dat geval een transcriptie van uw standpunt toe te voegen aan het desbetreffende dossier.
• Recht op inzage: Jij hebt het recht om inzage te vragen in jouw persoonsgegevens. Onkaa geeft jouw de mogelijkheid om jouw persoonsgegevens in te zien waarvan je een kopie kan ontvangen. Dit betekent echter niet dat u een kopie ontvangt van de documenten als zodanig.
• Recht op beperking: Beperking van jouw persoonsgegevens houdt in dat Onkaa de gegevens alleen opslaat en niet langer op andere wijze verwerkt, behoudens (i) met jouw toestemming, (ii) voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, (iii) ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, (iv) of om redenen van zwaarwegend algemeen belang. Jij hebt het recht op beperking van jouw persoonsgegevens als Onkaa de gegevens niet of niet langer mag verwerken, of tijdens haar beoordeling van bepaalde andere verzoeken van jou.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit): Onder bepaalde omstandigheden kun jij verzoeken of Onkaa bepaalde persoonsgegevens aan jou of aan een door jou gekozen derde verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machine leesbaar formaat.
• Recht in verband met geautomatiseerde besluitvorming: In dit verband word jij erop gewezen dat Onkaa bij de verwerking van jouw persoonsgegevens geen gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming.
• Recht op indienen van een klacht: Naast de hierboven genoemde rechten heb jij te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Onkaa verwijst je naar deze website voor een overzicht van de toezichthoudende autoriteiten en hun contactgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Onkaa behandelt jouw klacht liever eerst zelf alvorens je de toezichthoudende autoriteit inschakelt. Neem daarom vooral contact op als je een klacht hebt over de manier waarop Onkaa met jouw persoonsgegevens omgaat zodat wij gezamenlijk kunnen proberen de kwestie op te lossen.

De uitoefening van bovengenoemde privacyrechten is in principe kosteloos en kan per e-mail, post of telefoon geschieden via de hieronder vermelde contactgegevens. Onkaa zal jou zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie verstrekken over het gevolg dat aan jouw verzoek wordt gegeven. Indien de uitoefening van een privacyrecht duidelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter, zal Onkaa een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren aan het verzoek te voldoen. Onkaa kan jou ook om bepaalde aanvullende informatie vragen om zo te helpen jouw identiteit te bevestigen voordat Onkaa aan een dergelijk verzoek voldoet.

Contactgegevens

Onkaa B.V., Holsteinerlaan 28, 2142 GD CRUQUIUS
Telephone +31 6 23203809, info@onkaa.com, www.onkaa.com

Overig

Als Onkaa verwijst naar websites al dan niet via hyperlinks van andere partijen, is Onkaa niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites of de diensten van desbetreffende partijen, of de wijze waarop zij jouw persoonsgegevens verwerken.

Onkaa maakt jou erop attent dat zij van tijd tot tijd wijzigingen kan aanbrengen in deze privacyverklaring. Waar nodig zal Onkaa jou op de hoogte brengen van dergelijke updates. De actuele versie is altijd beschikbaar op onze website (www.onkaa.com).

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 05 oktober 2023.